Zasady przetwarzania danych osobowych w firmie GP-Trans Golik i Piaskowski Spółka Jawna
Szanowni Państwo,
Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić Państwu ochronę Waszych danych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.
REGULAMIN OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH
Niniejszy Regulamin służy poinformowaniu klientów i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO/GDPR).
Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych
Administratorem Państwa Danych jest GP-Trans Golik i Piaskowski Spółka Jawna z siedzibą w Słubicach
GP-Trans Golik i Piaskowski Spółka Jawna
ul.Krótka 8
69-100 Słubice
Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych, sposób ich wykorzystywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Państwo zasięgnąć pod adresem e-mail: biuro@gp-trans.pl lub listownie na adres na podany, jako adres siedziby firmy.
W przypadku wyznaczenia przez nas Inspektora danych osobowych zostaną Państwo o tym poinformowany w tym miejscu.
Bezpieczeństwo Danych
W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.
Aktualnie stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak, aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.
Cele przetwarzania danych oraz podstawa prawna przetwarzania.
Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem naszej działalności, GP-Trans Golik i Piaskowski Spółka Jawna, przetwarza Państwa dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem.
Poniżej znajdziecie Państwo wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi
– w celu świadczenia usług transportowych i spedycyjnych, tj. w celu wykonania umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit b/ RODO,
– w celu wystawienia dokumentów księgowych i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, takich jak np. przechowywanie dokumentacji księgowej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
– w celu wynikającym z naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na przetwarzaniu danych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
– w celu wynikającym z naszego prawnie uzasadnionego interesu polegającego na przetwarzaniu danych w celu marketingu bezpośredniego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
– w celu wynikającym z naszego prawnie uzasadnionego interesu, a także interesu naszego kontrahenta polegającego na konieczności realizacji obowiązku awizacji w stosunku do stron umowy przewozu oraz zapewnienia bezpieczeństwa przewożonego towaru, a także sprawnego wykonania umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w stosunku do danych osobowych pozyskiwanych od naszych kontrahentów, jak np. dane ich pracowników (kierowców), współpracowników (podstawowe dane identyfikacyjne, dane identyfikacyjne przyznane przez organy publiczne, dane kontaktowe, dane potwierdzające kwalifikacje niezbędne do wykonania umowy, ew. wizerunek).
Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?
W związku z naszą działalnością i wyłącznie w celach wyżej wskazanych Państwa dane mogą być przekazywane:
– stronom umowy przewozu, załadowcom, podwykonawcom, a także innym osobom współpracującym z nami na podstawie umów cywilnoprawnych, wspierających naszą bieżącą działalność;
– dostawcy oprogramowania służącego do komunikacji – Spedycja – firmy HM Soft
– organom publicznym w zakresie, w jakim jesteśmy zobowiązani do udostepnienia im danych.
Przekazywanie danych osobowych do Państw spoza Unii Europejskiej.
Państwa danych osobowych nie przekazujemy podmiotom spoza Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej
Okres, przez który Twoje dane osobowe będą przechowywane.
Przetwarzamy Twoje dane osobowe przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu w celach:
– ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń w związku z wykonywaniem umowy do momentu przedawnienia potencjalnych roszczeń wynikających z umowy lub z innego tytułu,
– wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym w szczególności podatkowych i rachunkowych w zależności od tego co nastąpi najpóźniej.
Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy
Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa kodeks pracy i to te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres wymagany prawem.
Dane dotyczące kandydatów do pracy posiadamy dzięki wyrażonym nam zgodą i przetwarzamy jest przez czas prowadzenia rekrutacji.
Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, w tym partnerom IT, podmiotom realizującym wsparcie techniczne lub organizacyjne, podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.
W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.
Prawa osób w zakresie danych osobowych
Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:
– dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
– modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
– całkowitego usunięcia swoich danych (,,prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne,
– niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
– wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody);
– przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.
Wnioski możecie Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby, lub pocztą elektroniczną na adres: biuro@gp-trans.pl przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu.
Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych oraz, np. czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi.
Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.
Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani.
Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować jako osoby upoważnione do odbioru danych zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.
W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia.
Dodatkowe Informacje
Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Niniejsza Regulamin obowiązuje od dnia 25 maja 2018r. do odwołania i realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie, zawsze w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.